Depuis 2020, le flex office est devenu la réponse quasi-automatique des DRH et directeurs immobiliers à la question du travail hybride. La promesse est séduisante : réduire les surfaces, économiser sur le bail, moderniser l'image de l'entreprise. Mais dans la pratique, la mise en œuvre révèle des angles morts que trop peu d'entreprises anticipent.
Le taux de foisonnement : une illusion statistique
La plupart des projets de flex office partent d'un postulat séduisant : si 30 % des collaborateurs sont en télétravail chaque jour, on peut réduire le nombre de postes de travail de 30 %. Ce raisonnement est statistiquement juste mais humainement faux. Les équipes ne se répartissent pas uniformément sur la semaine. Certains jours, 90 % des collaborateurs sont présents. D'autres, 40 %. Et les lundis et vendredis, les jours de 'pic et creux', créent des situations de saturation ou de désert qui génèrent frustration et désengagement.
Un projet de flex office réussi n'est pas un projet de réduction de surface. C'est un projet de transformation des usages, accompagné d'un vrai travail sur les comportements.
, Juliette Marmissolle-Daguerre, Shift In
Les 3 erreurs les plus fréquentes
- Dimensionner les espaces sur la base du taux de présence moyen, sans tenir compte des pics hebdomadaires.
- Supprimer les espaces de concentration (bureaux fermés, bulles) au profit de l'open space, puis constater une chute de productivité.
- Lancer le projet sans accompagnement au changement : les collaborateurs découvrent le nouveau dispositif le jour du déménagement.
Ce qu'un pilotage indépendant change
Un accompagnement en AMO Utilisateurs permet de modéliser les usages réels avant de dimensionner les surfaces. Cela passe par des ateliers d'observation, des enquêtes de présence, des sessions de co-construction avec les équipes. Le résultat : un programme qui correspond à la réalité de l'organisation, et pas à une hypothèse de consultant.
Chez Shift In, nous intervenons en amont du projet pour cadrer ces enjeux avec la direction. Notre indépendance vis-à-vis des prestataires nous permet de défendre un programme objectif, sans biais commercial.